Aviso de Privacidad

Versión del 9 de octubre de 2026.

1 Responsable y alcance

Bari Soft SAS de CV, operadora de InsuranceBoard, con domicilio en San Gabriel Tulipanes Privada Residencial, casa 21, Colonia Cholul, CP 97305, Mérida, Yucatán, México, es responsable de los tratamientos descritos en este aviso relativos a la administración del servicio, la relación con sus usuarios y clientes contratantes, la seguridad y la evidencia de las acciones legales realizadas en la plataforma.

La atención de privacidad está a cargo de la persona responsable de privacidad de Bari Soft SAS de CV, a través de privacidad@insurance-board.com.mx.

Cuando una agencia o agente independiente utiliza InsuranceBoard para administrar datos de prospectos, clientes, reclutas o personal bajo sus propias finalidades, corresponde a ese Cliente determinar el tratamiento y proporcionar su aviso. En ese ámbito InsuranceBoard presta el servicio de tratamiento por cuenta del Cliente conforme al acuerdo respectivo. Esto también comprende datos profesionales o de desempeño de asesores administrados por su agencia. Este aviso no sustituye el aviso de ese Cliente.

2 Datos que tratamos y su origen

Para las finalidades propias del servicio se pueden tratar las siguientes categorías, según la relación y las funciones utilizadas:

Los datos pueden ser proporcionados por usted, por quien administra el espacio de trabajo al crear o gestionar su cuenta, o generarse mediante el uso del servicio. Las integraciones autorizadas pueden proporcionar los datos específicos descritos en este aviso. La creación de una cuenta por otra persona no se interpreta como aceptación personal del titular.

La consulta de este aviso no registra por sí sola un acuse. La evidencia de aceptación y de acuse se recabará cuando se habilite el mecanismo personal y el Usuario realice expresamente la acción correspondiente. Mientras esté desactivado, la publicación no exige aceptar ni descargar documentos.

Los espacios de trabajo también pueden contener datos bajo responsabilidad del Cliente: identificación y contacto, fecha de nacimiento, RFC, CURP, domicilio, información profesional, datos de pólizas y pagos, identificación y fecha de nacimiento de asegurados, beneficiarios, dependientes y contratantes, descripciones y documentos de siniestros, archivos, notas y comunicaciones. Su alcance depende de las funciones habilitadas y de las instrucciones del Cliente; se describe en el acuerdo de tratamiento y en el aviso que ese Cliente debe proporcionar.

Los expedientes de pólizas y siniestros pueden incluir información de salud, como diagnósticos, tratamientos o documentos médicos, y datos de menores asegurados, beneficiarios o dependientes, cuando el Cliente los incorpore para gestionar su actividad aseguradora. Bari Soft los trata por cuenta de ese Cliente dentro del encargo; no los solicita para crear la cuenta del asesor ni los utiliza para publicidad propia. El Cliente debe limitar su incorporación a lo necesario, informar a los titulares y obtener los consentimientos exigibles, incluida la intervención de quien ejerza la representación del menor cuando proceda. Disponer de un campo o cargar un archivo no acredita esos requisitos ni autoriza incorporar información sensible ajena a esa finalidad.

3 Finalidades y fundamento del tratamiento

Utilizamos los datos pertinentes para crear y administrar cuentas, autenticar accesos, aplicar permisos, operar las funciones contratadas y enviar comunicaciones necesarias del servicio. También para atender soporte, gestionar contratación y facturación, prevenir o investigar incidentes y elaborar estadísticas operativas que permitan mantener y mejorar la prestación.

La evidencia de aceptación y de puesta a disposición de documentos permite acreditar qué acción realizó una cuenta, cuándo ocurrió y sobre qué versión, verificar requisitos de acceso y atender aclaraciones, controversias u obligaciones de conservación. Los registros de consulta administrativa permiten verificar el uso autorizado de esa evidencia.

Para cada finalidad se aplicará el consentimiento o la excepción legal que corresponda. Cuando se requiera un consentimiento específico, incluido el aplicable a datos financieros, patrimoniales o sensibles, se solicitará mediante el mecanismo pertinente antes del tratamiento. El acuse de este aviso no autoriza de forma general cualquier uso futuro.

Bari Soft no utiliza actualmente estos datos para campañas comerciales propias ni para analítica publicitaria. Si se propone una finalidad secundaria distinta, se informará y se ofrecerá la decisión que corresponda antes de iniciarla; negarse a una finalidad opcional no impedirá recibir el servicio contratado. La comunicación comercial que un Cliente realice desde su espacio debe sujetarse a su aviso y a las autorizaciones que le correspondan.

4 Google Calendar

Conectar Google Calendar es opcional. Cada Usuario decide si conecta su cuenta para sincronizar citas y consultar disponibilidad. Se utilizan los permisos siguientes:

• calendar.events.owned: crear, actualizar y cancelar eventos vinculados con citas de InsuranceBoard en el calendario principal y detectar la eliminación de un evento vinculado.
• calendar.freebusy: consultar rangos ocupados para evitar ofrecer horarios no disponibles.
• userinfo.email: identificar y mostrar la cuenta conectada.

InsuranceBoard no crea una copia completa del calendario. Conserva los identificadores y tokens necesarios para la conexión y procesa las respuestas de disponibilidad y sincronización para prestar la función. Los datos de las citas que se transmitan a Google se limitan a los necesarios para esa sincronización.

5 Uso limitado de datos de Google

El uso y la transferencia de información recibida de las APIs de Google se apegan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las APIs de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.

No vendemos datos de Google ni los utilizamos para publicidad o para entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Su lectura por personas solo se permite en los supuestos autorizados por esa política: autorización afirmativa para datos concretos; seguridad; cumplimiento legal; o información previamente agregada y anonimizada utilizada exclusivamente en operaciones internas conforme a los requisitos aplicables, incluido un propósito interno permitido por la normativa de privacidad. Las demás integraciones de InsuranceBoard no amplían esos permisos.

6 Seguridad de Google Calendar

Los tokens de acceso y actualización se almacenan cifrados mediante AES-256-GCM. La conexión utiliza HTTPS. Su acceso se limita a los sistemas y personas autorizadas para operar o atender la integración.

7 Seguridad y acceso a la evidencia

Aplicamos controles de autenticación, permisos por rol y separación de espacios de trabajo. Las contraseñas se protegen con hash seguro y el acceso web al servicio utiliza HTTPS. Realizamos respaldos diarios de la base de datos para apoyar la recuperación ante incidentes; los archivos adjuntos se almacenan por separado. Los controles y el alcance de recuperación se describen en el Anexo C de seguridad de la versión aprobada. Estos mecanismos reducen riesgos, pero no constituyen una garantía de ausencia de incidentes o pérdida de información.

El Usuario puede consultar los comprobantes disponibles de sus propias acciones dentro del alcance autorizado. Los directores pueden consultar el estado y los comprobantes de los usuarios de su agencia. El soporte interno puede acceder a registros autorizados para una atención justificada; esas consultas se registran. Los listados generales no muestran direcciones IP ni datos del navegador.

La dirección IP corresponde a la observada por la infraestructura y puede identificar un intermediario de conexión. Los metadatos de dispositivo y navegador son elementos de contexto; no constituyen por sí solos una identificación concluyente de una persona.

8 Proveedores e integraciones

InsuranceBoard utiliza servicios de alojamiento, almacenamiento, correo, mensajería, calendario, notificaciones, inteligencia artificial y observabilidad. Las funciones opcionales dependen de la configuración y los permisos correspondientes. El Anexo B de proveedores, que forma parte de esta versión del aviso, identifica los servicios habilitados, los datos necesarios, su función y los países o regiones de tratamiento verificados.

Quienes traten información exclusivamente por nuestra cuenta estarán sujetos a las instrucciones y obligaciones de protección correspondientes. Cuando un destinatario actúe para finalidades propias, se identificará ese papel y el fundamento de la transferencia. Se obtendrá el consentimiento cuando sea exigible y no concurra una excepción aplicable.

Al utilizar el asistente de inteligencia artificial, la consulta, el historial pertinente y los resultados de las herramientas que utilice pueden comunicarse a Anthropic para generar una respuesta. Esos resultados pueden incluir nombres y descripciones de prospectos, pólizas o tareas que el Usuario esté autorizado a consultar; no se describen como información anónima. Evite incorporar información ajena a la consulta o cuya comunicación no esté autorizada. La conservación de las copias bajo nuestro control se describe en el Anexo A; el Anexo B identifica el servicio externo y las condiciones que deben respetarse al utilizarlo. Las restricciones sobre datos de Google permanecen aplicables.

Las notificaciones móviles se envían a través de Expo y de los servicios de entrega de Apple o Google, según el dispositivo. Pueden incluir el título, el texto de la notificación e identificadores o enlaces a registros del espacio de trabajo. Su presentación en la pantalla del dispositivo depende también de las preferencias del sistema operativo.

Para observar el funcionamiento y atender errores utilizamos SignalBoard, un servicio operado por Bari Soft SAS de CV. Los registros pueden incluir identificadores de usuario y agencia, rol, correo del Usuario y datos de entrega de correo, incluido el destinatario según la configuración aplicable. No se consideran registros necesariamente anónimos ni se describe SignalBoard como un destinatario independiente de Bari Soft.

9 Desconexión y eliminación de Google Calendar

Al desconectar Google Calendar desde Disponibilidad eliminamos de la base operativa los tokens almacenados para esa conexión. También puede revocar el acceso en los permisos de su cuenta de Google.

La desconexión de InsuranceBoard no elimina por sí misma todos los eventos o datos que permanezcan en la cuenta de Google. Los datos operativos de la integración, sus respaldos y las citas que deban mantenerse en el espacio de trabajo se sujetan al alcance y a los plazos diferenciados del Anexo A. La baja de una cuenta y la cancelación del espacio completo tienen efectos distintos.

10 Derechos y opciones sobre sus datos

Puede solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus datos personales, así como revocar un consentimiento o limitar usos y divulgaciones, escribiendo a privacidad@insurance-board.com.mx. Indique su nombre, un medio de respuesta, lo que solicita y la información que ayude a localizar sus datos. Para rectificaciones, especifique la corrección y su soporte.

Se le indicará cómo acreditar su identidad y, cuando actúe mediante representante, su representación. Solicite primero las instrucciones para la entrega segura de los documentos necesarios; evite enviar información de identificación excesiva o contraseñas.

La determinación sobre una solicitud ARCO se comunicará en un máximo de 20 días hábiles desde su recepción. Si procede, se hará efectiva en los 15 días hábiles siguientes a la comunicación. Las ampliaciones legalmente permitidas se informarán con su justificación. La entrega se realizará previa acreditación de identidad y por el medio procedente.

La revocación tendrá efectos hacia el futuro. Le comunicaremos el alcance de su solicitud y si algún tratamiento debe continuar por una obligación o fundamento que no dependa de ese consentimiento. Puede administrar notificaciones opcionales desde las preferencias disponibles o solicitar atención por el mismo correo; los avisos indispensables para operar o proteger su cuenta pueden seguir siendo necesarios mientras mantenga esa relación.

Si su solicitud se refiere a datos tratados por cuenta de una agencia, le indicaremos el responsable correspondiente y colaboraremos conforme al acuerdo de tratamiento. Conserva los medios de defensa que procedan ante la autoridad competente; actualmente la autoridad federal prevista en la ley para particulares es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

11 Cookies y otras tecnologías

La web utiliza cookies de sesión y tecnologías necesarias para autenticación, seguridad y funcionamiento. Puede administrar las cookies desde su navegador; bloquear las esenciales puede impedir el acceso. La aplicación móvil utiliza almacenamiento local y mecanismos del dispositivo para mantener la sesión y las funciones disponibles sin conexión.

Las funciones de correo del CRM pueden incorporar una imagen de seguimiento para registrar la apertura de mensajes enviados por el Cliente. Este deberá informar ese tratamiento en su propio aviso y determinar su fundamento. Cargar imágenes en un cliente de correo puede producir ese registro; bloquearlas puede impedirlo, sujeto al funcionamiento del proveedor de correo.

Los registros de operación y errores, los identificadores para notificaciones y el seguimiento de correo tienen las finalidades descritas en este aviso. No se utilizan actualmente herramientas de analítica publicitaria propias de Bari Soft. Los controles sobre cookies, almacenamiento local, imágenes y notificaciones dependen del navegador, del correo o del dispositivo; desactivar una tecnología necesaria puede afectar la función correspondiente.

12 Conservación

Los datos se conservarán conforme a las categorías, finalidades, plazos y hechos que inician su cómputo descritos en el Anexo A de conservación, integrado a esta versión. La eliminación del perfil no implica necesariamente la eliminación simultánea de documentación comercial, evidencia de aceptación, datos tratados por cuenta del Cliente ni respaldos con un ciclo específico.

Al concluir la finalidad operativa, los datos sujetos a una conservación legal o contractual se restringirán al alcance que justifique mantenerlos. Las retenciones por controversia u obligación específica deberán documentarse y revisarse. Cumplido el plazo y liberadas las retenciones que procedan, se realizará la supresión o disociación correspondiente. Una excepción de conservación no autoriza otros usos.

13 Tratamiento fuera de México

La aplicación y su base de datos se alojan actualmente en Hetzner, en Estados Unidos. Los respaldos de la base se almacenan en DigitalOcean Spaces, región Atlanta, Estados Unidos. La ubicación de archivos y datos tratados por otras integraciones se describe por separado en el Anexo B. No se ofrece almacenamiento exclusivo en México para el conjunto del servicio. El tratamiento por encargados y las transferencias a terceros se sujetarán a los acuerdos y requisitos que correspondan; cuando una transferencia requiera su consentimiento, se habilitará una decisión específica antes de efectuarla.

14 Cambios al aviso

Los cambios se comunicarán por la plataforma o por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación. La versión publicada indicará su fecha de publicación y entrada en vigor. Los nuevos tratamientos que requieran consentimiento no se entenderán autorizados por la sola modificación del aviso.

El comprobante de acuse conservará la versión que se puso a disposición en el acto registrado. Una nueva versión no modifica el contenido de los comprobantes anteriores.

15 Contacto

Privacidad: privacidad@insurance-board.com.mx. Domicilio: San Gabriel Tulipanes Privada Residencial, casa 21, Colonia Cholul, CP 97305, Mérida, Yucatán, México. Las solicitudes serán atendidas por la persona responsable de privacidad de Bari Soft SAS de CV.