Versión del 9 de octubre de 2026.
1 Prestador y alcance
InsuranceBoard es una plataforma de gestión para agencias y agentes de seguros operada por Bari Soft SAS de CV, con domicilio en San Gabriel Tulipanes Privada Residencial, casa 21, Colonia Cholul, CP 97305, Mérida, Yucatán, México, denominada en estos términos el Prestador.
Estos términos regulan el acceso y uso de InsuranceBoard. El Usuario es la persona que utiliza una cuenta individual. El Cliente es la agencia o el agente independiente que contrata un espacio de trabajo. Una misma persona puede ser Usuario y Cliente; un asesor, empleado o colaborador de una agencia no asume por esa sola calidad las obligaciones de pago del Cliente ni su representación legal.
El servicio incluye las funciones habilitadas en el plan contratado, que pueden comprender prospectos, clientes, pólizas, renovaciones, comisiones, tareas, reportes y comunicaciones. Las condiciones particulares de contratación identifican al Cliente, el plan, el precio, los impuestos, la periodicidad y las condiciones de renovación aplicables.
2 Creación de cuentas y aceptación personal
La cuenta puede ser creada por el Usuario, por un administrador autorizado del Cliente o por el Prestador a solicitud de este. Cuando la cuenta sea creada por otra persona, el Usuario recibirá las instrucciones individuales de activación. Debe verificar que los datos de su cuenta sean correctos y comunicar cualquier alta que desconozca.
La publicación de una versión no activa por sí sola el requisito de aceptación dentro de la plataforma. Cuando el Prestador habilite ese mecanismo, comunicará la fecha de exigibilidad y pondrá a disposición el texto correspondiente. A partir de esa fecha, cada Usuario deberá confirmarlo personalmente antes de continuar con las operaciones sujetas a ese requisito.
El registro conservará la versión aceptada, la declaración realizada y la fecha del acto. Consultar los documentos o continuar usando una cuenta mientras el mecanismo esté desactivado no genera un registro de aceptación expresa. La creación de la cuenta o la actuación de un administrador no sustituye la aceptación personal ni permite atribuirla a una fecha anterior al acto.
Cuando se habilite el mecanismo, el acuse del Aviso de Privacidad se registrará por separado. Los consentimientos específicos que procedan para otros tratamientos se recabarán mediante el mecanismo correspondiente.
Una vez exigible la aceptación personal, el Usuario que no acepte podrá consultar los documentos, cerrar sesión y contactar al Prestador. La baja de su acceso individual se atenderá considerando sus derechos y la relación del Cliente con el servicio.
3 Contratación de la agencia y representación
La contratación del plan y el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales corresponden al Cliente y a quien cuente con facultades suficientes para obligarlo. Tener el rol de director o administrador dentro de la plataforma no acredita por sí mismo esas facultades.
El acuerdo de tratamiento se formalizará mediante un mecanismo que identifique al Cliente, a su representante cuando corresponda y a la versión convenida. La aceptación individual de estos términos no constituye por sí sola aceptación de dicho acuerdo en nombre de una agencia.
Las condiciones particulares regulan los aspectos comerciales que especifiquen; el acuerdo de tratamiento regula el encargo de datos del Cliente; y el Aviso de Privacidad informa sobre los tratamientos en los que el Prestador es responsable. Estos instrumentos se interpretarán de forma conjunta, respetando los derechos de los titulares y las disposiciones obligatorias aplicables.
4 Accesos y deberes del Usuario
Las cuentas son individuales. El Usuario debe proteger sus credenciales, evitar compartirlas y avisar sin demora cuando sospeche acceso no autorizado. El Cliente administrará los permisos, altas y bajas de las personas autorizadas conforme a sus atribuciones.
El Usuario debe actuar dentro de los permisos y de las instrucciones lícitas del Cliente. La plataforma restringe el acceso según el espacio de trabajo y el rol asignado. Contar con acceso técnico a un dato no autoriza su uso para finalidades ajenas a la relación que permite tratarlo.
No se permite el acceso indebido a cuentas ajenas, la extracción no autorizada de información, la carga de contenido ilícito, el envío de comunicaciones sin el fundamento o autorización necesarios, ni las acciones que comprometan la seguridad o disponibilidad del servicio.
Cada parte responderá por los hechos que le sean atribuibles conforme al contrato y a la ley. El uso de una credencial no supone automáticamente que todo incidente sea responsabilidad exclusiva de su titular.
5 Planes y pagos
Las funciones y límites disponibles dependen del plan y de las condiciones particulares del Cliente. Cuando se ofrezca un período de prueba, su duración, alcance y fecha de terminación se informarán al contratar o activar esa oferta. Una cuenta creada dentro de una agencia no genera automáticamente una prueba o una suscripción individual.
Los pagos corresponden al Cliente que haya contratado el servicio. El importe, los impuestos aplicables, los medios de pago, la periodicidad y las reglas de renovación se mostrarán antes de contratar. Los cambios de precio se comunicarán con al menos 30 días de anticipación y se aplicarán conforme a las condiciones aceptadas, sin modificar retroactivamente un período ya pagado.
6 Uso de la información y alcance de las herramientas
El Cliente y sus Usuarios deben verificar la exactitud de la información que incorporan y que cuentan con las autorizaciones o fundamentos necesarios para su tratamiento. La aceptación de estos términos no sustituye el aviso de privacidad ni los consentimientos que correspondan a los clientes, prospectos u otras personas cuyos datos se administren.
Los cálculos, reportes, recordatorios y respuestas generadas con ayuda de inteligencia artificial son herramientas de apoyo. El Usuario debe revisar sus resultados antes de utilizarlos para decisiones, comunicaciones o compromisos con terceros. Las funcionalidades del CRM no sustituyen la verificación de coberturas, vencimientos, importes y condiciones con la aseguradora ni las obligaciones profesionales del asesor.
La descripción anterior no elimina las obligaciones del Prestador respecto de las funcionalidades contratadas ni su responsabilidad por fallas que le sean atribuibles.
7 Datos y propiedad intelectual
Los derechos sobre el software, diseño y elementos propios de InsuranceBoard corresponden al Prestador o a sus respectivos titulares. El Cliente y el Usuario conservan los derechos que legítimamente les correspondan sobre los contenidos que incorporen. Los derechos de las personas sobre sus datos personales permanecen protegidos.
El Prestador utilizará los datos del espacio de trabajo conforme al acuerdo de tratamiento y a las instrucciones autorizadas del Cliente. Las exportaciones y entregas se realizarán mediante las funciones disponibles o el procedimiento de atención acordado, previa verificación de identidad, permisos y alcance. Ningún Usuario adquiere el derecho a exportar toda la información de una agencia por el solo hecho de tener una cuenta.
8 Integraciones y seguridad
Las integraciones habilitadas pueden requerir autorizaciones adicionales y estar sujetas a condiciones del proveedor correspondiente. El alcance de los datos comunicados se informa en el Aviso de Privacidad y en el anexo de proveedores aplicable. La conexión personal a Google Calendar es opcional y puede revocarse.
El Prestador mantendrá medidas de seguridad proporcionales al tratamiento y al riesgo. Realiza respaldos diarios de la base de datos y utiliza esas copias para apoyar la recuperación del servicio ante incidentes. Los archivos adjuntos se almacenan por separado y su recuperación puede requerir actuaciones adicionales. Los compromisos específicos se describen en el acuerdo de tratamiento y su anexo de seguridad.
Los mantenimientos o interrupciones se atenderán mediante los canales de soporte. La existencia de respaldos no implica disponibilidad ininterrumpida, recuperación instantánea ni que toda modificación posterior a la copia pueda recuperarse. Los tiempos de recuperación y niveles de servicio adicionales serán los expresamente contratados. Lo anterior no excluye las obligaciones de seguridad, atención y responsabilidad que correspondan al Prestador.
9 Baja individual y terminación del servicio
La baja de un Usuario y la cancelación del servicio del Cliente son operaciones distintas. La baja individual puede retirar su acceso sin eliminar los registros de negocio que el Cliente deba conservar o que deban reasignarse a otra persona autorizada. Las solicitudes relativas a los datos personales del Usuario se atienden conforme al Aviso de Privacidad.
El Cliente podrá solicitar la cancelación en legal@insurance-board.com.mx. El Prestador verificará las facultades del solicitante y confirmará por escrito la fecha efectiva, el efecto sobre la renovación y los pasos para obtener los datos que proceda entregar. En la cancelación ordinaria de un período pagado, se conservará el acceso contratado hasta su finalización, salvo solicitud de terminación anticipada, medida de seguridad justificada o causa legal. Los efectos económicos adicionales serán los de las condiciones particulares aceptadas y de la ley.
Para nuevas contrataciones sujetas a esta versión, se podrá solicitar la exportación durante 30 días naturales desde la terminación efectiva; la eliminación de datos operativos tendrá un máximo de 90 días naturales, con las reglas y excepciones del Anexo A de conservación. Los compromisos anteriores mantienen los derechos y plazos que les correspondan. La conservación, devolución y eliminación se regirán por ese anexo de la misma versión contractual. Este distingue datos operativos, respaldos, documentación comercial y evidencia de aceptación. Las retenciones excepcionales deberán tener un fundamento específico y limitar el uso de los datos al propósito que las justifique.
10 Suspensión y responsabilidad
Ante un riesgo acreditado para la seguridad, un uso ilícito o un incumplimiento relevante, el Prestador podrá limitar el acceso afectado de forma proporcional. Informará al Cliente o al Usuario sobre el motivo y los medios de atención cuando sea legalmente posible y no comprometa la investigación o la seguridad. La suspensión no transfiere al Prestador derechos sobre los datos ni extingue los derechos que deban atenderse.
Cada parte cumplirá las obligaciones que le correspondan. El Cliente responderá por la legitimidad de sus instrucciones y por las decisiones propias de su actividad; el Prestador, por sus obligaciones de servicio, confidencialidad y tratamiento de datos. La participación de proveedores no elimina las responsabilidades que legalmente correspondan al Prestador.
La responsabilidad y los daños exigibles se determinarán conforme a la legislación aplicable y a los compromisos válidamente asumidos. Ninguna disposición pretende excluir responsabilidad por dolo, dispensar obligaciones legales de protección de datos o limitar derechos irrenunciables. Esta versión no establece un límite monetario de indemnización.
11 Cambios y evidencia
Los cambios significativos se comunicarán con al menos 30 días de anticipación por correo electrónico. Cada versión indicará su publicación y entrada en vigor. Cuando corresponda una nueva aceptación, se presentará el texto aplicable antes de continuar con las operaciones sujetas a ella.
La fecha de un comprobante corresponde al acto registrado. El comprobante identifica la declaración y la versión del documento. Su alcance es acreditar esa acción mediante los registros disponibles; no se presenta como firma electrónica avanzada ni como constancia certificada de conservación.
12 Legislación y contacto
La relación se regirá por la legislación mexicana aplicable, sin excluir derechos o autoridades competentes que deban respetarse. Las controversias se someterán a la autoridad competente conforme a esa legislación, sin imponer una jurisdicción exclusiva.
Contacto contractual: legal@insurance-board.com.mx. Privacidad y derechos sobre datos personales: privacidad@insurance-board.com.mx. Domicilio para notificaciones: San Gabriel Tulipanes Privada Residencial, casa 21, Colonia Cholul, CP 97305, Mérida, Yucatán, México.